Mensen zijn de belangrijkste activa van bedrijven. Hoewel dit al lang bekend is, doen bedrijven er vaak te weinig aan om personeelsverloop tegen te gaan. Wat zijn de kosten van personeelsverloop voor een bedrijf? Hoe kun je deze kosten berekenen? En wat kun je doen om het verloopcijfer zo laag mogelijk te houden.
Met de groeiende vraag naar goed personeel neemt ook de concurrentie op de arbeidsmarkt enorm toe. Talent zit in een luxepositie en kan kiezen bij welk bedrijf zij graag willen werken. Als bedrijf moet je er dus voor zorgen dat je een aantrekkelijke werkgever bent.
Maar in een markt waar de vraag zo groot is kan het niet vinden van geschikt personeel soms de groei van je bedrijf tegen houden. Door te zorgen dat het personeelsverloop minimaal, of zo klein mogelijk, is, kun je kennis en kracht waarborgen en heb je minder (nieuwe) medewerkers nodig.
Ondanks het feit dat de meeste bedrijven weten dat ze zonder hun personeel niet zouden bestaan, zijn de meeste bedrijven niet kritisch (genoeg) over het vergroten van de werknemersretentie.
In dit artikel gaan we dieper in op hoe je de impact van personeelsverloop kunt meten, wat de kosten van personeelsverloop zijn en hoe je dit verloop tegen kunt gaan.
Het probleem van niet meten
We weten dat personeelsverloop kostbaar is en een grote impact heeft op een bedrijf. Ieder bedrijf weet hoe het voelt als er een belangrijk personeelslid weggaat en de culturele uitdaging die komt kijken bij het vertrekken van personeel. Want de bedrijfscultuur wordt voor een groot deel gevormd door het personeel zelf. Bij vertrek kan dus ook de bedrijfscultuur veranderen, met als gevolg dat werknemers het minder naar hun zin hebben en dit een kettingreactie kan geven van vertrekkende werknemers.
De meeste bedrijven weten echter niet wat de kosten hiervan zijn en wat de impact van het verloop kan zijn. Vaak wordt geprobeerd het verloop te optimaliseren zonder dat er echt een duidelijk beeld is van wat de oorzaak van het verloop kan zijn. Door hier beter over na te denken ben je voorbereid op eventuele veranderingen in de toekomst en kun je daarnaast beter inspelen op de pijnpunten van je werknemers.
De volgende vragen kunnen je beter inzicht geven in de thema's waar je over na moet denken. Door deze vragen te beantwoorden voor je bedrijf ontstaat er al een helder beeld van de huidige stand van zaken.
- Waarom zouden werknemers weggaan bij ons bedrijf. Kunnen we deze pijnpunten verzachten of zelfs oplossen?
- Hoe groot is het verloop? Is dit inzichtelijk?
- Weten we waarom personeel weg is gegaan? Is dit gevraagd aan vertrekkend personeel?
- Hoe snel gaat personeel weg? Kunnen we kijken of hier een trend in te vinden is. Weten we hoe lang een werknemer gemiddeld bij ons werkt? Misschien is dit te specificeren per afdeling?
De impact van personeelsverloop begrijpen
Het verloop van personeel wordt over het algemeen als iets 'slechts' beschouwd. Het is dan ook lastig kwantificeerbaar. Wie gaat ondernemen komt in aanraking met personeel dat weggaat en nieuw personeel dat komt. Het is dan ook een illusie dat je dit verloop kunt reduceren tot 0, maar elk jaar dat een werknemer langer blijft is winst.
Een visuele manier om een idee te krijgen van de kosten van personeelsverloop is door een grafiek te tekenen van de waarde van een werknemer, bijvoorbeeld van een sales medewerker.
Doordat je deze medewerker 3 jaar in plaats van 2 jaar in dienst weet te houden is er een enorm bedrag aan kosten dat bespaard wordt, en tegelijkertijd wordt ook meer omzet gegenereerd. De werknemer kan namelijk een jaar langer zijn ervaring, netwerk en kennis inzetten voor het bedrijf. Bij een nieuwe medewerker is dit anders. Deze zal ingewerkt moeten worden, (verloren) relaties moeten ophalen en de verdwenen kennis zo snel mogelijk opnemen. Onderstaande afbeelding visualiseert dit.
De kosten van het verliezen van een werknemer kunnen dus snel in de tienduizenden euro's tot tweemaal het jaarsalaris uitvallen. Hoe je de kosten voor het verloop van personeel voor jouw bedrijf kunt uitrekenen lees je hieronder.
Hoe bereken je de kosten van personeelsverloop
Hoe strak je alles ook inricht, kosten zal je gaan maken. Belangrijk is daarom om te weten aan welke kosten je moet denken. Om dit te kunnen uitrekenen hebben we een eenvoudige formule gemaakt. De omzetkosten van het bedrijf zijn gelijk aan het aantal vertrekkende werknemers keer de kosten die de vertrekkende werknemers met zich meebrengen.
Het directe verlies is te berekenen door het aantal vertrekkende medewerkers met het jaaromzet percentage van de betreffende medewerker te vermenigvuldigen.
Ondanks dat je niet alle kosten helder kunt krijgen, bijvoorbeeld immateriële kosten zoals de impact op de bedrijfscultuur en het moreel van werknemers, kunnen we een goed beeld krijgen door de onderstaande categorieën te analyseren.
- Kosten van personeel
- Kosten van onboarding en training
- Kosten van studie/leren en ontwikkeling
- Kosten van een onbemande functie
We kunnen aan de hand van bovenstaande kostenposten nu de jaarlijkse kosten berekenen die personeelsverloop met zich meebrengt.
(Werknemer + Onboarding + Ontwikkeling + Studie) x (Aantal werknemers x Jaarlijks % personeelsverloop) = Jaarlijkse kosten door personeelsverloop
Een voorbeeld:
Een bedrijf met 150 werknemers heeft een jaarlijks verloop van 11%. Als de wervingskosten per werknemer 25.000 euro zijn, de kosten voor ontwikkeling 10.000 euro, de studiekosten 10.000 euro, en 50.000 euro aan productiviteit wordt verloren bij het opnieuw invullen van de functie, bedragen de kosten van personeelsverloop al zo'n 1.57 miljoen euro.
Wanneer je het personeelsverloop met 20% weet te verkleinen is dat al een besparing van 300.000 euro. En dat is puur financieel voordeel, nog los van winst ten aanzien van de bedrijfscultuur.
Hoe kun je personeelsverloop tegengaan
Om het verloop van personeel tegen te kunnen gaan is het allereerst belangrijk dat iedereen erkent dat personeelsverloop vaak geen probleem is dat met geld opgelost kan worden. Er zullen systematisch verbeteringen moeten doorgevoerd worden waardoor personeel minder snel een overstap maakt.
Onderzoek heeft aangetoond dat werknemersgeluk niet afhangt van het salaris dat zij ontvangen. Goedbetaalde, ongelukkige werknemers gaan ook op zoek naar een nieuwe uitdaging of leukere werkomgeving als ze deze bij hun huidige werkgever niet kunnen vinden.
Faciliteer persoonlijke groei
Stilstaan is achteruitgang. Dat vinden werknemers ook. Mensen zijn namelijk van nature continu opzoek naar persoonlijke groei en ontwikkeling.
Motiveer en daag je werknemers daarom uit om door te leren, te groeien in hun positie en te zorgen dat ze maximaal kunnen excelleren. Bied een onbeperkt studiebudget aan, stimuleer bezoek aan conferenties en ga zo maar door. Hieronder enkele tips:
- Bespreek persoonlijke doelen met je werknemers
- Kan een werknemer binnen de organisatie doorgroeien? Ook al is deze misschien nog niet volleerd?
- Wat doet je bedrijf om werknemers te ondersteunen in hun groei? Nieuwe dingen leren?
Persoonlijke groei zou een onderdeel moeten zijn van de bedrijfscultuur. Door een nieuwsgierige en leergierige organisatie te zijn stimuleer je de werknemers dit ook te zijn.
Betekenisvol
Mensen willen dat waar ze aan werken er toe doet. Het formuleren van een duidelijke en doelgerichte missie is niet alleen belangrijk omdat het mensen helpt prioriteiten te stellen, maar ook omdat het hen helpt moeilijke tijden door te komen en ze zo weten dat ze deel uitmaken van iets wat ertoe doet.
Om een tastbaar gevoel van impact te geven, moeten ze weten dat waar ze aan werken, bijdraagt aan een missie die ertoe doet. Als iemand een nieuw product bouwt en lanceert, zullen ze zeker enige voldoening voelen. Maar als ze kunnen zeggen: 'Ik heb een nieuw product gebouwd dat ons bedrijf helpt zijn bredere missie te vervullen', dan betekent dat veel meer voor hen.
Cultuur
Het gevoel onderdeel van de organisatie te zijn en dat collega's om je geven is een fundamentele menselijke vereiste. De behoefte aan menselijke relaties en het idee dat je samen ergens aan werkt is zeer bepalend voor de bedrijfscultuur.
Cultuur is niet iets wat zomaar ontstaat. Dit heeft tijd nodig en ontstaat doordat werknemers zien dat er essentiële factoren kloppen binnen het bedrijf.
- Er is respect naar elkaar.
- Er is genoeg waardering naar elkaar.
- Er wordt onderling op elkaar gelet.
- Er ontstaan vriendschappen.
Een omgeving waarin mensen het gevoel hebben dat hun collega's het beste met elkaar voor hebben, heeft allerlei voordelen. Kritische feedback wordt bijvoorbeeld gemakkelijker geaccepteerd. Openhartige gesprekken over wat er nodig is voor werknemers om het volgende niveau te bereiken, zullen vanzelfsprekend zijn.
En natuurlijk zullen werknemers zich elke dag gelukkiger voelen, wetende dat ze omringd zijn door mensen die niet alleen iets van hen willen, maar iets voor hen willen.
Conclusie
Door als bedrijf actief bezig te zijn met het behoud van personeel zal het verloop minder worden. Door te onderzoeken waar de pijnpunten liggen voor jouw organisatie zul je stapje voor stapje dit weten te optimaliseren. Een mooie uitgangspositie is om altijd bij jezelf af te vragen: hoe zou ik het zelf beleven?
Daarnaast blijft bedrijfscultuur een belangrijke factor in het personeelsverloop. Hoe sterker deze cultuur is hoe groter vaak het werknemersgeluk. En wie gelukkig is gaat niet zo snel meer weg.
