Veel bedrijven zijn opgericht met als doel een specifiek probleem in een bepaalde branche te verminderen of op te lossen. Door met dezelfde benadering te kijken naar je recruitment proces kan je het wervingsproces verder optimaliseren.
Door het wegnemen van drempels binnen het recruitment proces verbetert de ervaring van een kandidaat enorm. Baanzoekers verwachten namelijk een snel en soepel proces. Als een sollicitatieprocedure lang duurt of stroef verloopt haken ze af. Er zijn genoeg andere bedrijven die om ze staan te springen, en wel alles goed ingeregeld hebben. Snelle heldere communicatie is dus essentieel.
Daarnaast helpt het de Human Resource afdeling om hun tijd productief te gebruiken en zorgt het ervoor dat er genoeg nieuwe kandidaten in de werving funnel komen.
Analyseer het recruitment proces
Voordat het wervingsproces geoptimaliseerd kan worden is het belangrijk om te onderzoeken waar de pijnpunten in het proces zitten. Met deze analyse kan je vervolgens aan de slag gaan om te kijken hoe je deze pijnpunten weg kan nemen.
Door de volgende vragen aan jezelf of je team te stellen komt al veel duidelijkheid:
- Uit welke stappen bestaat het (huidig) recruitment proces?
- Welke stappen gaan goed, en welke stappen niet?
- Kunnen er stappen uit het recruitment proces worden gehaald?
- Is het proces volledig in eigen handen of is er een deel wat een externe partij doet?
- Welke tools worden ingezet voor de werving en selectie van kandidaten?
- Waar zitten de knelpunten in het proces?
- Welke handelingen uit het proces kosten veel tijd?
Aan de hand van deze analyse ontstaat een duidelijk en inzichtelijk beeld van het gehele recruitment proces. Het geeft je een beter beeld van complexe processen of onnatuurlijke activiteiten binnen het proces. Pijnpunten of drempels komen zo aan het licht en kunnen opgelost worden.
Elk bedrijf of organisatie kent verbeterpunten binnen het recruitment proces. Dat is iets waar je aan kan blijven sleutelen. Belangrijk is dat je deze knelpunten op de kaart hebt staan en nu actief op zoek kan gaan naar oplossingen.
Breng de doelgroep in kaart
Bedrijven weten over het algemeen wel in welke hoek ze moeten zoeken voor geschikt personeel. Vaak zijn dit werknemers van concurrerende bedrijven, opleidingen waar jong talent zit of via het netwerk van eigen personeel. Toch kan dit ervoor zorgen, afhankelijk van de branche, dat je teveel in één richting zoekt. Het is logisch dat je geneigd bent om in dezelfde branche of business te zoeken. Echter kunnen er daarbuiten prima geschikte kandidaten lopen.
Door de markt in kaart te brengen (recruitment market mapping) breng je het huidige recruitment marktlandschap in kaart en kan je achterhalen wat je doelgroep is en waar deze mensen werken. Zo kan je in een compleet andere branche terecht komen waar ook geschikte kandidaten rondlopen. Vervolgens kun je deze kandidaten benaderen voor een kennismaking en kijken of het een fit zou kunnen zijn.
Aan de hand van onderstaande vragen kan je de doelgroep goed in kaart brengen.
- Wie is de doelgroep?
- Kan je deze doelgroep verder segmenteren?
- Wat zijn kenmerken van de doelgroep?
- Waar ligt de de interesse van deze doelgroep?
- Wat is het (kennis)niveau van deze doelgroep?
- Hoe wenst de doelgroep aangesproken te worden? In vaktaal of juist niet?
- Wees creatief en kies voor een leuke (originele) invalshoek
Outsourcen
Door een tekort aan geschikt en gekwalificeerd personeel op de arbeidsmarkt is het toevoegen van je vacature op een vacaturebank niet meer genoeg. Een bedrijf moet van alles uit de kast halen om de juiste kandidaten te vinden. Soms lukt een bedrijf dat niet alleen, het inschakelen van een externe headhunter of recruitment bureaus (recruitment process outsourcing) kan dan helpen met het zoeken van een geschikte kandidaat. Headhunters, recruitment bureaus of talent scouts hebben vaak een grote poel (netwerk) waarin ze kunnen vissen, ook kandidaten die niet actief op zoek zijn zitten hierbij.
Door een duidelijke omschrijving te geven van de openstaande positie en de bedrijfscultuur weet een externe partij goed naar wie ze moeten zoeken.
Een headhunter of recruitment bureau kan het gehele recruitment proces verzorgen of enkel ondersteunen op de vlakken waar het interne team minder ervaring in heeft. Het outsourcen van recruitment kan dus een goede manier zijn om snel en flexibel de capaciteit van het team te verhogen.
Automatiseren van taken
Een slimme oplossingen voor het ontlasten van het recruitment team is door het automatiseren van repeterende taken. Met behulp van tools kan je het recruitment proces automatiseren, ook wel recruitment process automation genoemd. Doordat er bepaalde werkzaamheden uit handen worden genomen van het recruitment team kunnen deze zich focussen op andere activiteiten binnen het proces. Er ontstaat dus meer capaciteit met evenveel teamleden.
Een voorbeeld:
Een goed gekwalificeerde kandidaat solliciteert voor een functie. Het is vrijdag middag en een deel van het hr team zit in zijn laatste overleg. Het geautomatiseerde systeem stuurt gelijk een ontvangst bevestiging van de sollicitatie naar de kandidaat met een leuk gepersonaliseerd bericht. Als een teamlid dit gedaan had was dit een stuk minder snel geweest en in het minst gunstige geval zelfs pas na het weekend.
Op deze manier maak je als bedrijf een enorme efficiëntie slag op het gebied van recruitment. Je kan gebruik maken van een ATS-systeem (applicant tracking system), werving en selectie systemen, mail software en chatbots. Het voordeel van deze systemen is dat er ook een goede manier ontstaat voor het meten van resultaten en het bijhouden van metrics. Daarnaast is een geautomatiseerd systeem minder fout gevoelig en strikter dan dat deze taken keer op keer gedaan dienen te worden door mensen.
Doe sneller een aanbod
Door sneller een aanbod te doen aan een kandidaat laat je zien dat je vertrouwen hebt in het talent van deze persoon. Daarnaast voorkom je ermee dat de kandidaat al een aanbod bij een ander bedrijf heeft gekregen. Het komt namelijk zelden voor dat een geweldige kandidaat enkel met één bedrijf gaat praten. Neem initiatief en toon lef.
