Het maken van een personeelshandboek is een belangrijk onderdeel van de onboarding van nieuwe werknemers. Maar het opstellen van een personeelshandboek kan een grote uitdaging zijn. Want waar moet je beginnen en wat moet er in komen?
Wat is een personeelshandboek en waarom is het nodig?
Een personeelshandboek definieert de cultuur, procedures en het belangrijkste beleid van het bedrijf. Het is een verzameling van alle belangrijke (bedrijfs)informatie gedestilleerd tot een gemakkelijk te lezen gids die nieuwe medewerkers helpt hun weg te vinden in de organisatie.
Het doel van een personeelshandboek is om nieuwe medewerkers te informeren over hoe alles werkt. Maar het geeft ze ook wat achtergrondinformatie over het bedrijf en belangrijke gedragscodes. Naast de begeleiding die een personeelshandboek biedt, stelt het elke nieuwe medewerker in staat om de informatie te vinden die hij of zij nodig heeft.
Wat moet er dan in een personeelshandboek komen? We hebben de 10 meest essentiële onderdelen van een personeelshandboek hieronder toegevoegd.
Redenen om een personeelshandboek op te stellen
Bedrijfscultuur: Een goed personeelshandboek is een belangrijke stap in het opbouwen van een goede bedrijfscultuur. Er zijn maar weinig documenten die de cultuur van een bedrijf zo goed weergeven als een personeelshandboek. Zorg er dus voor dat de bedrijfscultuur goed vertegenwoordigd is in het personeelshandboek.
Productiviteit & tijdwinst: Het hebben van een personeelshandboek maakt het ook makkelijker om informatie te vinden, te delen en te leren hoe de dingen in het bedrijf werken. Nieuwe medewerkers zullen niet (altijd) alle vragen willen stellen die ze zich afvragen. Een goed personeelshandboek kan de meeste vragen beantwoorden. Het wordt een document waar ze altijd naar terug kunnen keren en het zal helpen om personeelsverloop te verminderen.
Verwachtingen: Een goed geschreven personeelshandboek zal ook duidelijke verwachtingen stellen over de belangrijkste zaken met betrekking tot medewerkers. Door het benadrukken van bijvoorbeeld gedragscodes zal het ook duidelijk maken wat er van iedereen wordt verwacht. En hoe medewerkers bij kunnen dragen aan de juiste werksfeer.
Wat moet er in een personeelshandboek komen?
Een van de eerste vragen die je bij het maken van een personeelshandboek krijgt is wat er precies in moet en in welke volgorde. Door een duidelijke structuur aan te houden kunnen werknemers makkelijk door alle informatie navigeren en vinden wat ze zoeken.
In ons personeelshandboek hebben we het onderverdeeld in de volgende rubrieken:
Algemene informatie
- To-do en must reads binnen de eerste week (gericht op de eerste werkweek van nieuwe medewerkers)
- DNA & Cultuur (Waar gaat het bij ons om? Wat is onze visie? etc.)
- Algemene & Praktische informatie (Waar kan je wat vinden? En hoe werken bepaalde zaken?)
- Vergadercultuur (Hoe vergaderen wij en communiceren we helder?)
Personeelszaken
- Kantoor (Adres(sen), telefoonnummers en bijv. de alarm instructies)
- Verlof (vakantiedagen)
- Vrije tijd: Feestdagen (wanneer en welke feestdagen)
- Ziek/beter melden (Hoe werkt de ziekteverzuim procedure?)
- Secundaire arbeidsvoorwaarden (Voordelen van het werken bij het bedrijf. Bijv. (gratis) zakelijk sporten, internet vergoeding etc. )
- Reiskostenvergoeding (Welke reiskosten mogen gedeclareerd worden?)
Regels en codes (sociale codes)
- Huisregels (Wat en waar moet je je aan houden)
- Gedragscodes (Hoe gaan we met elkaar om)
- Diversiteit en inclusies (Hoe zorgen we dat iedereen gelijkwaardig onderdeel is van het bedrijf)
Feedback en ontwikkeling
- Evaluatie 1e maand (wat we bespreken na de eerste maand)
- Eén-op-Eén Meetings (Hoe we 1-1 vergaderingen houden en wat we je moet voorbereiden)
Een welkomstpagina en algemene informatie
Het is belangrijk om te onthouden dat het werknemershandboek de toon zet voor hoe het is om bij het bedrijf te werken, het werknemershandboek is niet alleen een lijst van "wat niet te doen". Het is ook een kans om uit te drukken waar het bedrijf voor staat en om de werkcultuur beter uit te leggen.
Zorg ervoor dat u een welkomstpagina toevoegt die de geschiedenis van het bedrijf uitlegt. Met geschiedenis bedoelen we een achtergrondinformatie over hoe het bedrijf is begonnen en hoe het is gekomen tot waar het nu is. We hebben dit behandeld in ons handboek onder DNA / Cultuur. Dit is een geweldige manier om nieuwe medewerkers wat meer context en begrip te geven. Binnen deze secties is het ook geweldig om informatie toe te voegen over wie de CEO is, wat de visie is, kernprincipes en filosofieën zijn.
Belangrijk voor het personeelshandboek is de essentiële onderdelen die nieuwe medewerkers moeten weten te behandelen. Dit zal nieuwe werknemers enorm helpen een goede start te maken.
Secundaire arbeidsvoorwaarden en extra's
Het is altijd goed om een aparte pagina over de secundaire arbeidsvoorwaarden en eventuele extra's te hebben. Alle bedrijven, ongeacht of ze een startup zijn of een groot bedrijf, bieden een aantal voordelen. Van gratis (gezonde) snacks tot uitgebreide sport mogelijkheden, dit is de plek om ze op te sommen. Zorg ervoor dat de tekst duidelijk is geschreven om verwarring te voorkomen en leg uit hoe werknemers toegang kunnen krijgen tot de voordelen.
Verlof
Het vakantiebeleid is een belangrijke en frequente vraag bij nieuwe werknemers. Zorg ervoor dat je duidelijk maakt hoe vakantiedagen aanvragen werkt, hoeveel dagen meestal inbegrepen zijn en wat het beleid is om op vakantie te gaan. Het kan een goed idee zijn om ook ouderschapsverlof en ziekte op te nemen. Het maakt het gemakkelijker voor de werknemers om te weten wat ze kunnen verwachten en welke verlofperiodes betaald zijn.
Praktische informatie over het kantoor
Zet hier informatie over het kantoor op, hoe je er toegang toe krijgt en andere belangrijke informatie. Bijvoorbeeld een routebeschrijving naar het kantoor, hoe je er buiten werktijd naar binnen kan en waar je aan moet denken als je de laatste persoon bent die weggaat.
Eerste werkweek
Hier kan je helder uitleggen wat er van werknemers in hun eerste week verwacht wordt. Wat ze kunnen doen om sneller op volle snelheid te zijn en bij wie ze terecht kunnen mochten ze vragen hebben. Het is ook slim om verwachtingen toe te voegen, waar ze naar moeten zoeken en wat ze moeten bereiken in de eerste week. Focus op eenvoudige doelen om een paar quick wins te behalen voor de nieuwe werknemer.
Werktijden en thuiswerk beleid
Aangezien de verwachtingen ten aanzien van flexibiliteit op de werkvloer toe nemen, vooral als het gaat om werktijden, kan het een slim zijn om de visie van het bedrijf op deze zaken uit te schrijven.
Wanneer wordt je verwacht aanwezig te zijn en wat zijn de werktijden. Geef ook duidelijk aan of het bedrijf het goed vindt dat werknemers vanuit huis uit werken en hoe dat gerapporteerd moet worden, als dat nodig is. Het is ook goed om aan dit deel van het medewerkershandboek een protocol toe te voegen voor het melden van mogelijke afwezigheden op kantoor.
Groei en ontwikkeling
Het is ook een goed idee om te benadrukken hoe het bedrijf werkt met individuele groei en ontwikkeling. Het zal de nieuwe medewerker in staat stellen om het proces en de weg naar succes beter te begrijpen. Het laat ook zien dat een bedrijf individuele groei en ontwikkeling ziet als een belangrijk onderdeel van elke werknemer.
Gedragscode voor medewerkers
Dit lijkt misschien gezond verstand, maar het blijft een zeer belangrijk aspect van het personeelshandboek. Dit moet niet alleen betrekking hebben op gedrag en ethiek, maar ook op bepaalde wettelijke verplichtingen waaraan medewerkers geacht worden te voldoen of bijvoorbeeld op een dresscode als die er is.
Beleid
Als werkgever ben je wettelijk verantwoordelijk voor een veilige omgeving voor alle werknemers. Ook dit is een essentieel onderdeel van het werknemershandboek, vooral omdat degenen die je in dienst hebtt het recht hebben om te weten wat er is gedaan om een veilige werkomgeving te creëren.
IT-beleid
Het IT-beleid is niet enkel iets voor mensen die met computers werken. Het IT-beleid dat in het handboek voor werknemers wordt beschreven legt uit wat de werknemers kan verwachten op het gebied van electronica, bijvoorbeeld een mobiele telefoon en of laptop van de zaak. Ook kan je hier uit leggen wat werknemers wel en niet privé mogen gebruiken.
Daarnaast is een belangrijk onderdeel van het IT-beleid de richtlijnen die ervoor zorgen dat er geen bedrijfs data op straat komt te liggen. Bijvoorbeeld: je mag je laptop nooit in een geparkeerde auto laten liggen.
Conclusie
Het personeelshandboek is een levend document en zal onvermijdelijk aangevuld en of aangepast (moeten) worden. Belangrijk is vooral dat alle benodigde informatie helder en makkelijk te vinden is voor werknemers. Zo ontstaat er een transparante informatie bron waar iedereen antwoord op zijn vragen kan vinden.
