Onboarding van nieuwe medewerkers

Een goede werknemer onboarding is een belangrijk onderdeel voor de retentie van medewerkers. Hoe succesvoller en eerder je personeel weet te binden aan je bedrijf hoe kleiner het personeelsverloop zal zijn.

Nieuwe medewerkers

In een tijd waarin het aanbod van goede kandidaten klein is en de HR afdelingen overuren maken is het essentieel om aangenomen werknemers goed te onboarden. Hiermee voorkom je onnodig personeelsverloop en zijn werknemers bovendien sneller waardevol voor het bedrijf.

Wist je bijvoorbeeld dat 1 op de 3 werknemers binnen een jaar verder gaat kijken? Of dat het best vaak voorkomt dat een medewerker die nog in zijn proefperiode zit al besluit weg te gaan.

Dit verloop van (net aangenomen) personeel kan een negatief effect op je bedrijf hebben. Werving en selectie kost natuurlijk geld, maar ook de sfeer binnen een bedrijf kan er slechter door worden. Door het juiste (digitale) inwerkprogramma samen te stellen kan je zorgen dat een nieuwe medewerker zich welkom en gewaardeerd voelt.

Wat is onboarding precies?

Onboarding is het Engelse woord voor inwerken. Onboarden betekent letterlijk 'aan boord gaan'. Daarom zeggen bedrijven ook vaak: "Welkom aan boord" als een werknemer net zijn of haar contract bij het bedrijf in kwestie getekend heeft. Tijdens het onboard proces leert de werknemer het bedrijf beter kennen. Het is dus eigenlijk een begeleide kennismaking met het bedrijf, de functie, de bedrijfsvisie, de bedrijfscultuur en natuurlijk ook met collega's. De onboarding is hiermee het begin van de employee journey, de loopbaancyclus bij een bedrijf.

Door een goede onboarding:

• Voelt 91% van je medewerkers zich verbonden met het bedrijf
• Ervaart 89% een sterke verbinding met het team waar hij of zij in zit
• Is een medewerker tot 30 keer meer tevreden over zijn baan, in vergelijking met geen of slechte onboarding.
• Is de kans 18 keer groter dat een werknemer lang bij je bedrijf blijft werken.

"Een effectieve onboarding is essentieel voor je bedrijf en zou meer focus moeten krijgen naast werving en selectie."

Voordelen van onboarding

Voor zowel werkgever als werknemer is het van belang dat de nieuwe werknemer zo goed mogelijk onboard zal worden. Er moet dus een helder onboard programma klaar liggen. Medewerkers willen zo snel mogelijk zinvol bezig zijn en zich betrokken voelen bij de organisatie. Tegelijkertijd is het doel van de werkgever om de werknemer zo snel mogelijk productief in te kunnen zetten, zodat de werknemer het bedrijf naar een hoger niveau kan tillen.

Een goed onboarding programma verstrekt op de juiste momenten de nodige informatie en kennis. Een belangrijk onderdeel van het onboard programma is het contact met (toekomstige) collega's. Zo voelt de nieuwe werknemer zich sneller thuis en leert de bedrijfscultuur sneller kennen.

De voordelen op een rijtje:

• Meer betrokkenheid
• Sneller productief
• Meer richting en vertrouwen
• Minder stress
• Hogere medewerkers-tevredenheid
• Bevlogenheid en ambassadeursschap
• Versterking van de bedrijfscultuur
• Stijging kans op succesvol landen in de organisatie
• Daling personeelsverloop
• Vergroten werkgeluk werknemers
  
  

Vanaf het eerste moment

Onboarding begint niet pas als de medewerker begint met werken. Zodra de arbeidsovereenkomst getekend is moet de onboarding beginnen. Je hebt dan (meestal) nog een aantal weken voordat een nieuwe medewerker daadwerkelijk begint. Benut deze tijd optimaal door de aangenomen werknemer al voor te bereiden op zijn werkzaamheden.

Na het tekenen van de arbeidsovereenkomst is de werknemer vaak enorm enthousiast. De knoop is doorgehakt en het hoge woord mag eruit. Juist dit enthousiasme is een mooi begin om op in te haken.

Stuur een welkomst(video)boodschap of welkomstpakket met daarin meer informatie over het bedrijf. Maak het nog niet te zwaar en zet in op de leuke, bijzondere dingen van het bedrijf. Vertel bijvoorbeeld wat over de bedrijfscultuur, de legendarische pingpongtoernooien op vrijdag en misschien zelfs wel iets over de borrels!?

De bedrijfscultuur is misschien wel het mooiste wat er is voor werknemers. Dit is informatie die vaak niet de hoogste prioriteit heeft in de eerste week als iemand start. De weken voorafgaand aan de startdatum zijn hier dus perfect geschikt voor.

Naast het kennis laten maken met de bedrijfscultuur kun je de werknemer ook al betrekken bij wat zaken, organiseer eventueel een kennismaking met het team of nodig de medewerker simpelweg uit voor een kopje koffie. Let er op dat sommige medewerkers het op prijs stellen om nog even niet bezig te zijn met hun (nieuwe) werk. Respecteer dit en wees niet té aanwezig.

Onboard programma

Voordat je een onboard programma kan maken is het belangrijk om goed te kijken naar de functie. Met welke bedrijfsonderdelen komt de nieuwe medewerker in aanraking en in welke fase. Hoe beter je dit weet vast te leggen in een document hoe sterker je onboarding programma zal zijn en hoe professioneler je naar de nieuwe medewerker overkomt.

"Zorg dat de verantwoordelijkheid niet alleen bij HR of één afdeling ligt. Je zult het samen moet doen."

Neem voor het opstellen van een onboard programma dus de tijd en stel dit per functie of afdeling vast, eventueel met hulp van collega's binnen of in de buurt van deze functie. Zorg dat het ownership niet alleen bij HR of één afdeling ligt maar kijk goed hoe de afdelingen binnen het bedrijf kunnen samenwerken.

In het onboard programma neem je het volgende op:

• Wanneer een contactmoment (mailen, bellen, maar ook fysiek)

• Wanneer informatievoorziening (wanneer deel je nieuwe informatie)

• Wanneer welke fase (hak de onboarding in een aantal stukjes)

  1. Fase 1: bedrijfscultuur + leuke bedrijfsdetails
  2. Fase 2: informatievoorziening + papierwerk
  3. Fase 3: uitnodigen + kennismaking

Door bovenstaande fases aan te houden voorzie je de nieuwe werknemer van de juiste informatie op de juiste momenten. Fase 1 is leuk, Fase 2 is 'droger' en kan als minder leuk ervaren worden, Fase 3 is weer leuk en sluit mooi aan bij het beginnen binnen de nieuwe functie.

Stel een buddy collega aan

Als onderdeel van een sterke onboarding is het belangrijk dat de nieuwe werknemer een collega 'buddy' heeft. Een collega waar hij of zij vragen aan kan stellen. Zorg dat de 'onboard buddy' een directe collega is en geen manager, hr-medewerker of directielid. Hiermee is de drempel lager om over bepaalde onderwerpen vragen te stellen of om bepaalde onderwerpen te bespreken.

Laat al tijdens de eerste weken van de onboarding de buddy contact opnemen met de nieuwe werknemer. Zo is er een duidelijk aanspreekpunt voor vragen en andere zaken. Daarnaast heeft de nieuwe medewerker al meteen een 'bekende' binnen het bedrijf wat doorgaans ook als fijn wordt ervaren.

Na startdatum werknemer doorgaan

Het onboarding proces stopt niet zodra een werknemer begonnen is. Het gaat nog zeker 2 maanden door. Onderzoek toont aan dat een werknemer tot een kwartaal nodig heeft om zijn plek te vinden binnen een bedrijf. Daarom is het belangrijk dat je, weliswaar met een lagere interval, aandacht en informatie blijft geven aan de net gestarte werknemer.

Zorg in ieder geval voor een aantal feedbackmomenten om te weten te komen wat de nieuwe werknemer nog mist of niet weet. Aan de hand van deze feedback kun je de onboarding ervaring verbeteren. Voor de werknemer zelf, maar ook voor nieuwe werknemers in de toekomst.