Een sollicitant vertellen dat hij de baan niet heeft gekregen kan moeilijk zijn, maar als je het op de juiste manier doet, kan daarmee het verschil worden gemaakt tussen een goede en een slechte ervaring van een kandidaat.
Hoe vertel je iemand dat hij de baan niet heeft gekregen
Een kandidaat afwijzen is niet zo moeilijk als je denkt. Het belangrijkste is om respectvol om te gaan met de tijd van iedere kandidaat. Als je dit goed doet, kan een afwijzing zelfs een positieve impact hebben op je employer brand.
Hier zijn enkele punten die je kan (en zou moeten) opnemen:
Inlevingsvermogen in de kandidaat
Om slecht nieuws te brengen is inlevingsvermogen nodig. Gelukkig zijn de meesten van ons zelf ook wel eens afgewezen door een bedrijf waar we gesolliciteerd hebben, dus we weten hoe het voelt. Zelfs als je hebt gesolliciteerd op een functie die je niet echt wilde, kan het pijnlijk zijn om niet te worden aangenomen, dus houd het professioneel en vriendelijk.
Kandidaat bedanken voor interesse en tijd
Bij een afwijzing is dit misschien wel het belangrijkste gedeelte. Sollicitanten investeren veel tijd en moeite in het actualiseren van hun cv, het schrijven van een sollicitatiebrief en het werken aan cases of -testen.
Door afgewezen kandidaten uitdrukkelijk te bedanken, laat je zien dat je hun belangstelling voor het bedrijf, de moeite die ze in hun sollicitatie hebben gestoken en de tijd die ze met jou hebben doorgebracht, op prijs stelt.
Besteed tijd aan de afwijzing
Als je een afgewezen sollicitant bedankt, kan dat per telefoon of e-mail, maar deel altijd je persoonlijke verhaal. Vermeld de naam van de sollicitant en de titel van de functie, en ook alles wat je leuk vond wat ze tijdens het sollicitatiegesprek hebben gezegd.
Ook als de kandidaten al in de cv screening fase zijn afgewezen, kun je een persoonlijk bericht naar de sollicitant sturen.
Verwoord waarom je een andere kandidaat zoekt
Bespreek het slechte nieuws op de juiste manier en laat de kandidaat beleefd weten dat hij geen baanaanbod zal krijgen.
Alhoewel je het leuk vond hen te ontmoeten voor het interview, kun je zeggen dat je andere kandidaten gaat zoeken of dat je iemand anders een aanbod van een baan gaat doen.
Laat weten dat je hun sollicitatie zorgvuldig hebt overwogen, maar dat je een betere kandidaat hebt gevonden. Laat de kandidaat ook weten of het recruitment team positieve opmerkingen had over zijn cv of zijn prestaties tijdens het sollicitatiegesprek.
Geef opbouwende feedback
Geef eventueel ook constructieve feedback, zoals hoe ze zich tijdens het gesprek kunnen verbeteren of welke vaardigheden of ervaring ze missen. Dit helpt om het sollicitatiegesprek op een positieve manier af te sluiten, aangezien deze feedback nuttig zal zijn bij toekomstige gesprekken. Zorg er altijd voor dat je de feedback op een vriendelijke en voorzichtige manier formuleert, zodat het niet overkomt als kritiek of belediging.
Als je echt wilt opvallen, bied dan aan om eventuele vervolgvragen te beantwoorden. Eventueel kan je snel te bellen en de tijd te nemen om uit te leggen waarom de kandidaat de functie niet aangeboden kreeg en op welke vlakken deze tekortschoot in de functieomschrijving.
Benoem de sterke punten van de andere kandidaten
Indien je al weet dat je de functie aan een andere kandidaat gaat aanbieden, overweeg dan om te vermelden waarom juist die kandidaat perfect past bij de vacature.
Je kunt bijvoorbeeld zeggen dat je onder de indruk was van hun enthousiasme voor het bedrijf, maar dat een andere kandidaat beter presteerde tijdens de selectieprocedure omdat hij meer ervaring had. Je kunt ook zeggen dat andere sollicitanten meer relevante ervaring hadden, waardoor ze goed bij de functie pasten.
Vertel dat er veel (gekwalificeerde) sollicitanten zijn
Een gemakkelijke manier om het risico te verkleinen dat een kandidaat de afwijzing persoonlijk opvat, is door te laten weten dat de kandidaat niet de enige is. Herinner hen eraan dat je veel gekwalificeerde sollicitanten hebt geïnterviewd.
Je kunt bijvoorbeeld zeggen dat ze het goed hebben gedaan tijdens het sollicitatiegesprek, maar dat er veel concurrentie was voor de vacature. Ook kun je de kandidaat succes wensen met zijn zoektocht naar een nieuwe baan.
Stimuleer goede kandidaten om opnieuw te solliciteren
Een kandidaat is misschien niet het meest geschikt voor de functie waarvoor hij solliciteerde, maar misschien is het wel nuttig om hem in de toekomst in dienst te nemen. Laat sterke kandidaten weten dat je hen in gedachten wilt houden voor toekomstige functies als die zich zouden voordoen.
Vertel hen bijvoorbeeld dat ze mogen solliciteren als jouw bedrijf in de toekomst een gelijkaardige functie aanbiedt. In het bijzonder als je de kandidaat zou hebben gekozen als er geen andere kandidaat was geweest.
Voorbeeld afwijzing sollicitant
Om je te helpen je voor te bereiden op het afwijzen van een kandidaat, hebben wij enkele voorbeelden als uitgangspunt voor een af te wijzen sollicitant gemaakt.
Telefoon
Hier is een voorbeeld die je kunt gebruiken om iemand via de telefoon te vertellen dat ze de baan niet hebben gekregen:
Hallo [naam kandidaat], dit is [je naam] van [naam bedrijf]. Hoe gaat het met je?
Ik wilde je bedanken voor het gesprek dat je op [dag van het gesprek] met ons hebt gehad voor de functie van [functietitel]. We vonden het leuk je te ontmoeten en vonden dat je [korte uitleg van een positief punt uit hun cv of sollicitatiegesprek] deed.
We hebben echter besloten om met een andere kandidaat verder te gaan omdat [reden voor afwijzing]. Er was veel concurrentie voor deze functie en ook al doen we je geen aanbod, ik zou je toch echt aanmoedigen om in de toekomst voor soortgelijke functies te solliciteren. We posten nieuwe vacatures meestal op LinkedIn, dus als je geïnteresseerd bent, houd dat dan in de gaten.
Als je vragen hebt, beantwoord ik deze graag!
Dit is een voorbeeld dat je kunt gebruiken om iemand via e-mail te vertellen dat hij de baan niet heeft gekregen:
Beste [naam kandidaat],
Ik wil je bedanken voor de tijd die je hebt genomen voor het sollicitatiegesprek voor de [functie] op [dag van het gesprek]. Het was leuk je te ontmoeten en meer te leren over je achtergrond en passie.
Helaas moet ik je via deze e-mail laten weten dat we je geen baan kunnen aanbieden. We waren onder de indruk van [korte uitleg van een positief punt uit hun cv of interview], maar we zijn op zoek naar andere kandidaten voor [reden voor afwijzing].
Ik waardeer het dat je de tijd hebt genomen om bij ons te solliciteren en een sollicitatiegesprek te hebben gehad, en ik wens je veel succes met je zoektocht naar een baan.
Voor deze functie was er veel belangstelling en ook al doen we je nu geen aanbod, wil ik je toch aanmoedigen om in de toekomst op soortgelijke functies te solliciteren. We posten nieuwe vacatures meestal op LinkedIn, dus als je geïnteresseerd bent, houd dan zeker onze pagina in de gaten.
Mocht je nog vragen hebben, dan hoor ik het graag!
Bedankt,
[Je naam]
Tips voor het afwijzen van een sollicitant
Met behulp van onderstaande tips zal het afwijzen van sollicitanten beter verlopen.
- Reageer snel: Wanneer je eenmaal weet dat je een kandidaat niet in dienst zult nemen, wijs hem dan zo snel mogelijk af. Een snelle reactie laat zien dat je hun tijd waardeert. Houd in gedachten dat werkzoekenden veel leren van het sollicitatieproces en er vaak over praten op sociale media. Als je dus rekening houdt met hun tijd, houd je de reputatie van je bedrijf hoog en vergroot je de kans dat ze in de toekomst op andere banen bij je bedrijf zullen solliciteren.
- Wees duidelijk: Laat de kandidaat in je telefoongesprek of e-mail weten dat je niet van plan bent een aanbod te doen. Laat hen weten waarom je het aanbod niet doet om de klap van de afwijzing te verzachten.
- Hou het kort: Het afwijzen van kandidaten kan veel tijd in beslag nemen, dus probeer je gesprekken kort te houden om je eigen en hun tijd te respecteren. Ook als je een afwijzende e-mail schrijft, moet je die beknopt houden.
- Geef persoonlijke feedback: Als je echt wilt opvallen in de markt, geef dan gepersonaliseerde feedback aan elke kandidaat. Het zal langer duren, maar het zal je bedrijf onderscheiden van de markt.
- Vraag de kandidaat opnieuw te solliciteren: Als je potentieel ziet in een bepaalde kandidaat, laat hem dan weten dat hij of zij in de toekomst kan solliciteren naar soortgelijke functies of dat je contact kunt houden als je een vacature ziet waarin hij of zij geïnteresseerd zou kunnen zijn.
